Для участия в электронных закупках по 44-ФЗ нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это единственный вид электронной подписи с полной юридической силой, приравненной к собственноручной. Простая и неквалифицированная подписи для подачи заявок и подписания контрактов не подходят.
Где получить руководителю и ИП. С 2022 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают КЭП бесплатно в Удостоверяющем центре ФНС России (или у её доверенных лиц). Нужны паспорт, СНИЛС и ИНН. Отдельно придётся купить защищённый носитель — токен (Рутокен, JaCarta и подобные), обычно это порядка одной-двух тысяч рублей.
Что нужно сотруднику. Если заявки подаёт не руководитель, а сотрудник, ему нужна КЭП физического лица (её получают в аккредитованном удостоверяющем центре) плюс машиночитаемая доверенность (МЧД). МЧД — это электронная доверенность в формате XML, подписанная руководителем и зарегистрированная в реестре ФНС; она подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени компании. Связка «КЭП физлица + МЧД» обязательна с сентября 2023 года.
Одна подпись — все площадки. Отдельные подписи для регистрации в ЕИС и для каждой торговой площадки не нужны. Одна КЭП руководителя работает и для регистрации в единой информационной системе на zakupki.gov.ru, и для всех восьми федеральных электронных площадок. После регистрации в ЕИС система сама вносит организацию в единый реестр участников закупок (ЕРУЗ) и передаёт данные на площадки — отдельно аккредитоваться на каждой не требуется.
Что учесть. Требования к сертификатам электронной подписи периодически обновляются, а сама подпись имеет срок действия (как правило, год). Чтобы не пропустить торги из-за истёкшего или несовместимого сертификата, перевыпускайте подпись заранее, не в последний день.